Dicas para escolher um sistema de Gestão para a sua empresa
Escolher o melhor sistema ERP para a sua empresa não é tão difícil quanto parece, desde que você siga algumas dicas fundamentais.
Após definir suas necessidades e verificar que o sistema ERP em análise possui as funcionalidades adequadas a elas, siga as próximas dicas:
1. DEFINA SUAS NECESSIDADES
É fundamental definir as necessidades atuais da sua empresa. O que precisa controlar e consultar no sistema. Diversos processos de diferentes departamentos podem ser automatizados, como vendas, financeiro, contabilidade e recursos humanos.
Uma dica é levantar quais processos precisam ser automatizados e quais atividades rotineiras precisam ser melhoradas com um sistema.
Outra dica é escolher um ERP que se enquadra no seu nicho de atuação, sua empresa ganha velocidade na implementação e efetividade nas soluções, já que são adaptadas às necessidades específicas do seu negócio.
2. ECONOMIA DE TEMPO E MAIOR PRODUTIVIDADE
Depois de identificar as necessidades do seu negócio, analise as funcionalidades dos sistemas, certifique-se de conterem funcionalidades adequadas às suas necessidades.
Em um ERP, os processos são padronizados, todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, as rotinas da empresa tornam-se mais eficazes e produtivas, o que resulta na melhora a comunicação interna e em um saldo positivo no fim do mês.
Esse também é um fator que reduz o tempo dos processos e aumenta a produtividade da equipe como um todo.
Além disso, os funcionários desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade. Assim, podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, capazes de gerar valor ao cliente, e não apenas trabalhar para a manutenção dos processos da empresa.
E outro ponto importante a se considerar é que o ideal é utilizar o sistema por muitos anos.
3- SISTEMA DE FÁCIL IMPLANTAÇÃO
Além de ajudar na GESTÃO EMPRESARIAL como um todo, o ERP influencia diretamente no fluxo de trabalho dos colaboradores de diferentes áreas da empresa, por isso é importante se informar como ocorre o processo de implementação, tempo dispensado durante esse período, para garantir que a plataforma seja de fácil implantação e que a mudança impacte positivamente para todos os envolvidos.
Verifique também como o software será instalado, se exigirá investimento em treinamento dos funcionários para que possam utilizar o sistema corretamente etc. Se possível, solicite um período de testes gratuito para sua equipe se familiarizar mais rapidamente.
Outro ponto importante é verificar como é o padrão de atendimento e suporte para o sistema ERP.
4- AVALIE O CUSTO X BENEFÍCIO
Além dos benefícios que o ERP entregará para seu negócio, avaliar o custoxbenefício de acordo com os serviços prioritários e com a realidade financeira da sua empresa é imprescindível.
Os valores de manutenção dos sistemas ERP variam de acordo com as funcionalidades, customização, treinamentos, personalizações e customizações da ferramenta são fatores que aumentam o preço.
Uma importante dica de como escolher o sistema ERP é estabelecer um orçamento de início e buscar uma opção que atenda às suas reais necessidades.
5. SEGURANÇA NA INFORMAÇÃO
Quando falamos em dados da empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental. O ERP é uma ótima alternativa para isso, uma vez que deixa toda informação protegida na hora do tráfego entre o computador e o servidor.
Além disso, você consegue controlar quem tem acesso a determinados dados. Isso porque a ferramenta permite a criação de perfis de usuários, que ganham permissões de acesso. Portanto, na empresa, o gestor que determina quais funcionários poderão acessar as informações, de acordo com sua função.
6- PESQUISE SOBRE A ESCALABILIDADE DO SISTEMA
Se a sua empresa é pequena e tem poucos colaboradores, um sistema simplificado provavelmente atenderá sua necessidade atual.
O que não quer dizer que, ao crescer e começar a envolver novos setores, você não poderá utilizar esse mesmo software para atender o controle desses novos processos.
A possibilidade do software “se expandir” junto com o crescimento da empresa tem a ver com a escalabilidade.
Ou seja, dependendo do tamanho de sua equipe e as mudanças estruturais, é importante que o software cresça junto com a sua empresa. Assim como incluir mais envolvidos, você deve poder adicionar novos módulos ao sistema contratado.
O ideal é não perder tempo trocando sistemas e sim adaptar a empresa a uma plataforma amigável, que também se adeque à realidade empresarial.
7- ACOMPANHE OS RESULTADOS
Depois que o sistema for implementado, você precisará acompanhar os resultados, manter atualizados os indicadores de performance, a fim de avaliar se o ERP está funcionando adequadamente, trazendo mudanças positivas ou se apresenta falhas na utilização. Peça um feedback aos funcionários, pois eles observarão na prática se a ferramenta tem facilitado no fluxo de trabalho.
Agora se o sistema não estiver funcionando da maneira esperada para o seu negócio e se uma conversa com os desenvolvedores não ajudar, não tenha receio de testar uma nova solução. Faça isso até encontrar a ferramenta que realmente se ajuste aos seus processos empresariais.
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