Como escolher um sistema ERP?

Muitos empresários reconhecem que ter um sistema de gestão integrada (SGI) para auxiliar na administração do negócio possui inúmeras vantagens.

Um SGI ou ERP (Enterprise Resource Planning) oferece agilidade nas atividades do cotidiano, facilita o trabalho de profissionais por estar integrado aos diversos departamentos e equipes. Sendo assim, oferece mais exatidão dos dados da empresa, além de uma visão ampla de todos os processos de negócios e profissionais envolvidos, facilitando o planejamento de novas estratégias empresariais.

Sabendo da importância do sistema ERP para a empresa, surge uma grande dúvida: "Como escolher o ERP para a sua empresa? "

Existem muitas opções de ERPs no mercado, mas muitos deles são ferramentas especializadas em um setor específico da economia: serviços, indústria, distribuição, logística, varejo e etc.

Escrevemos uma série de dicas para você que está buscando automatizar processos na sua empresa ou trocar o sistema atual por outro. 

Separamos a seguir algumas dicas para ajudar você a escolher um sistema de gestão com a certeza de estar fazendo o investimento certo para a sua empresa!


1. DEFINA SUAS NECESSIDADES

É fundamental definir as necessidades atuais da sua empresa. O que precisa controlar e consultar no sistema. Diversos processos de diferentes departamentos podem ser automatizados, como vendas, financeiro, contabilidade e recursos humanos. 

Uma dica é levantar quais processos precisam ser automatizados e quais atividades rotineiras precisam ser melhoradas com um sistema.

Outra dica é escolher um ERP que se enquadra no seu nicho de atuação, sua empresa ganha velocidade na implementação e efetividade nas soluções, já que são adaptadas às necessidades específicas do seu negócio.


2. ECONOMIA DE TEMPO E MAIOR PRODUTIVIDADE

Depois de identificar as necessidades do seu negócio, analise as funcionalidades dos sistemas, certifique-se de conterem funcionalidades adequadas às suas necessidades. 

Em um ERP, os processos são padronizados, todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, as rotinas da empresa tornam-se mais eficazes e produtivas, o que resulta na melhora a comunicação interna e em um saldo positivo no fim do mês. 

Esse também é um fator que reduz o tempo dos processos e aumenta a produtividade da equipe como um todo. 

Além disso, os funcionários desenvolvem atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade. Assim, podem se dedicar a tarefas mais estratégicas, capazes de gerar valor ao cliente, e não apenas trabalhar para a manutenção dos processos da empresa.

E outro ponto importante a se considerar é que o ideal é utilizar o sistema por muitos anos.


3- SISTEMA DE FÁCIL IMPLANTAÇÃO

Além de ajudar na GESTÃO EMPRESARIAL como um todo, o ERP influencia diretamente no fluxo de trabalho dos colaboradores de diferentes áreas da empresa, por isso é importante se informar como ocorre o processo de implementação, tempo dispensado durante esse período, para garantir que a plataforma seja de fácil implantação e que a mudança impacte positivamente para todos os envolvidos.

Verifique também como o software será instalado, se exigirá investimento em treinamento dos funcionários para que possam utilizar o sistema corretamente etc. Se possível, solicite um período de testes gratuito para sua equipe se familiarizar mais rapidamente.

Outro ponto importante é verificar como é o padrão de atendimento e suporte para o sistema ERP.


4- AVALIE O CUSTO X BENEFÍCIO

Além dos benefícios que o ERP entregará para seu negócio, avaliar o custoxbenefício de acordo com os serviços prioritários e com a realidade financeira da sua empresa é imprescindível.

Os valores de manutenção dos sistemas ERP variam de acordo com as funcionalidades, customização, treinamentos, personalizações e customizações da ferramenta são fatores que aumentam o preço.

Uma importante dica de como escolher o sistema ERP é estabelecer um orçamento de início e buscar uma opção que atenda às suas reais necessidades.


5. SEGURANÇA NA INFORMAÇÃO

Quando falamos em dados de empresa, ter segurança no armazenamento é fundamental. O ERP é uma ótima alternativa para isso.

Você consegue controlar quem tem acesso a determinados dados. Isso porque a ferramenta permite a criação de perfis de usuários, que ganham permissões de acesso. Portanto, na empresa, o gestor que determina quais funcionários poderão acessar quais informações, de acordo com sua função.


6- PESQUISE SOBRE A ESCALABILIDADE DO SISTEMA

Se a sua empresa é pequena e tem poucos colaboradores, um sistema simplificado provavelmente atenderá sua necessidade ATUAL.

Dependendo do tamanho de sua equipe e as mudanças estruturais, é importante que o software cresça junto com a sua empresa. Assim como incluir mais envolvidos, você deve poder adicionar novos módulos ao sistema contratado.

O ideal é não perder tempo trocando sistemas e sim adaptar a empresa a uma plataforma amigável, que também se adeque à realidade empresarial.

7- ACOMPANHE OS RESULTADOS

Depois que o sistema for implementado, você precisará acompanhar os resultados, manter atualizados os indicadores de performance, a fim de avaliar se o ERP está funcionando adequadamente, trazendo mudanças positivas ou se apresenta falhas na utilização. 

Peça um feedback aos funcionários, pois eles observarão na prática se a ferramenta tem facilitado no fluxo de trabalho.


Escolher o melhor sistema ERP para a sua empresa não é tão difícil quanto parece, desde que você siga algumas dicas fundamentais. 

Mas se o sistema não estiver funcionando da maneira esperada para o seu negócio, não tenha receio de testar uma nova solução. Faça isso até encontrar a ferramenta que realmente se ajuste aos seus processos empresariais.


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